Project & Customer Support Coordinator

Wat je zal doen

Een Belgische publieke organisatie voert een groot project uit om notariskantoren te migreren naar een nieuwe, veiligere netwerkomgeving. Als Project & Customer Support Coordinator help je notariskantoren door de verschillende stappen van deze transitie. Je rol is technisch niet complex, maar wel cruciaal voor het succes van het project: jij zorgt ervoor dat kantoren begrijpen wat ze moeten doen, de nodige acties ondernemen en vooruitgang boeken in het proces.

Je staat regelmatig in contact met notarissen, hun medewerkers en IT-contacten. Sommigen hebben praktische of technische vragen, anderen hebben extra uitleg nodig of gewoon een proactieve herinnering voordat ze de volgende stap zetten. Je combineert klantcontact, proactieve opvolging en administratieve coördinatie.

Je dagelijkse werk:

• Proactief contact opnemen met notariskantoren via telefoon en e-mail en hen begeleiden door de verschillende stappen van het migratieproces
• Duidelijk uitleggen wat er van hen verwacht wordt en hen helpen de volgende stappen te begrijpen
• Praktische vragen beantwoorden en ervoor zorgen dat meer technische vragen worden opgevolgd met de juiste personen
• Kantoren aanmoedigen om zich tijdig te registreren en hun bestellingen te plaatsen
• Elk kantoor doorheen het hele proces volgen: registratie, offerte, ontbrekende informatie, bestelling en installatie
• Proactief opvolgen wanneer een offerte moet worden teruggestuurd, informatie ontbreekt of een dossier niet vooruitgaat
• Een duidelijk overzicht bijhouden van alle lopende dossiers en hun status in Excel
• Identificeren welke kantoren actie vereisen en het initiatief nemen om hen te contacteren, zonder te wachten tot de projectmanager je vertelt wat je moet doen
• Coördineren met het projectteam en de externe partners die betrokken zijn bij de uitrol
• Terugkerende vragen, problemen en blokkades signaleren aan het projectteam

Hoe ziet dit er in de praktijk uit?

Een notariskantoor kan je contacteren met vragen zoals: Welk type internetverbinding hebben we nodig? Wat gebeurt er met onze bestaande internetverbinding? Wat zijn de volgende stappen na registratie? Met wie moeten we contact opnemen voor de installatie? We hebben een offerte ontvangen. Wat moeten we nu doen?

Je hoeft geen netwerkspecialist te zijn die elke technische vraag zelf kan beantwoorden. Wat telt is dat je eigenaarschap neemt van de vraag, begrijpt wat het kantoor nodig heeft, de juiste persoon vindt of betrekt wanneer nodig en ervoor zorgt dat het dossier blijft vooruitgaan.

Wat we zoeken

We zoeken iemand die ervan houdt om dingen in beweging te krijgen. Je:

• Hebt 2 tot 3 jaar relevante ervaring in customer support, service desk, projectondersteuning of een andere coördinatierol met regelmatig klantcontact en opvolging
• Bent een sterke communicator, klantgericht en voelt je comfortabel in de omgang met verschillende types gesprekspartners
• Bent proactief, oplossingsgericht en voelt je comfortabel bij opvolging via telefoon en e-mail
• Weet hoe je anderen op een positieve, professionele manier kunt overtuigen en motiveren
• Werkt zelfstandig, neemt initiatief en volgt dossiers op tot ze afgerond zijn
• Bent goed georganiseerd, kan meerdere dossiers beheren en voelt je comfortabel bij het werken met Excel
• Hebt een zeer goede beheersing van Nederlands en Frans, zowel gesproken als geschreven, en een goede werkkennis van Engels

En de IT-kant?

Je hoeft geen IT- of netwerkspecialist te zijn. Je komt wel in aanraking met onderwerpen zoals internetconnectiviteit en verschillende verbindingstechnologieën. Een interesse in IT of telecommunicatie en het vermogen om nieuwe concepten snel te begrijpen zullen je daarom helpen om je comfortabel te voelen in de rol. De projectmanager en het projectteam zullen er zijn om je te ondersteunen bij complexere vragen.

De context

Deze opdracht loopt tot eind december 2027 en start zo snel mogelijk. Het werk is hybride: 40% op kantoor in Brussel en 60% thuiswerken.

Het sollicitatieproces bestaat uit twee rondes. De eerste ronde is een gesprek van één uur via Teams, en de tweede ronde is een technisch gesprek van één uur op locatie.