Project & Customer Support Coordinator

Was Sie tun werden

Eine belgische öffentliche Organisation führt ein großes Projekt durch, um Notariate in eine neue, sicherere Netzwerkumgebung zu migrieren. Als Project & Customer Support Coordinator helfen Sie den Notariaten, die verschiedenen Schritte dieses Übergangs zu durchlaufen. Ihre Rolle ist technisch nicht komplex, aber sie ist entscheidend für den Erfolg des Projekts: Sie stellen sicher, dass die Kanzleien verstehen, was sie tun müssen, die notwendigen Maßnahmen ergreifen und den Prozess durchlaufen.

Sie stehen in regelmäßigem Kontakt mit Notaren, ihren Mitarbeitern und IT-Ansprechpartnern. Einige haben praktische oder technische Fragen, andere benötigen zusätzliche Erklärungen oder einfach eine proaktive Erinnerung, bevor sie den nächsten Schritt gehen. Sie kombinieren Kundenkontakt, proaktives Follow-up und administrative Koordination.

Ihre tägliche Arbeit:

• Notariate proaktiv per Telefon und E-Mail kontaktieren und sie durch die verschiedenen Schritte des Migrationsprozesses führen
• Klar erklären, was von ihnen erwartet wird, und ihnen helfen, die nächsten Schritte zu verstehen
• Praktische Fragen beantworten und sicherstellen, dass technischere Fragen mit den entsprechenden Personen weiterverfolgt werden
• Kanzleien ermutigen, sich rechtzeitig zu registrieren und ihre Bestellungen aufzugeben
• Jede Kanzlei während des gesamten Prozesses begleiten: Registrierung, Angebot, ausstehende Informationen, Bestellung und Installation
• Proaktiv nachfassen, wenn ein Angebot zurückgeschickt werden muss, Informationen fehlen oder ein Fall nicht vorankommt
• Einen klaren Überblick über alle laufenden Fälle und deren Status in Excel behalten
• Identifizieren, welche Kanzleien Handlungsbedarf haben, und die Initiative ergreifen, sie zu kontaktieren, ohne darauf zu warten, dass der Projektmanager Ihnen sagt, was zu tun ist
• Mit dem Projektteam und den externen Partnern koordinieren, die am Rollout beteiligt sind
• Wiederkehrende Fragen, Probleme und Hindernisse an das Projektteam melden

Wie sieht das in der Praxis aus?

Ein Notariat könnte Sie mit Fragen wie diesen kontaktieren: Welche Art von Internetverbindung benötigen wir? Was passiert mit unserer bestehenden Internetverbindung? Was sind die nächsten Schritte nach der Registrierung? An wen sollen wir uns bezüglich der Installation wenden? Wir haben ein Angebot erhalten. Was müssen wir jetzt tun?

Sie müssen kein Netzwerkspezialist sein, der jede technische Frage selbst beantworten kann. Wichtig ist, dass Sie die Verantwortung für die Frage übernehmen, verstehen, was die Kanzlei benötigt, bei Bedarf die richtige Person finden oder einbeziehen und sicherstellen, dass der Fall weiter vorankommt.

Was wir suchen

Wir suchen jemanden, der Freude daran hat, Dinge in Bewegung zu bringen. Sie:

• Haben 2 bis 3 Jahre relevante Erfahrung im Kundensupport, Service Desk, Projektunterstützung oder einer anderen Koordinationsrolle mit regelmäßigem Kundenkontakt und Follow-up
• Sind ein starker Kommunikator, kundenorientiert und sicher im Umgang mit verschiedenen Gesprächspartnern
• Sind proaktiv, lösungsorientiert und sicher im Follow-up per Telefon und E-Mail
• Wissen, wie man andere auf positive, professionelle Weise überzeugt und motiviert
• Arbeiten selbstständig, ergreifen die Initiative und verfolgen Fälle bis zum Abschluss
• Sind gut organisiert, können mehrere Fälle gleichzeitig verwalten und arbeiten sicher mit Excel
• Beherrschen Niederländisch und Französisch sehr gut, sowohl mündlich als auch schriftlich, und haben gute Englischkenntnisse

Und die IT-Seite?

Sie müssen kein IT- oder Netzwerkspezialist sein. Sie werden dennoch auf Themen wie Internetkonnektivität und verschiedene Verbindungstechnologien stoßen. Ein Interesse an IT oder Telekommunikation und die Fähigkeit, neue Konzepte schnell zu verstehen, helfen Ihnen daher, sich in der Rolle wohlzufühlen. Der Projektmanager und das Projektteam stehen Ihnen bei komplexeren Fragen zur Seite.

Der Rahmen

Dieser Auftrag läuft bis Ende Dezember 2027 und beginnt so bald wie möglich. Die Arbeit ist hybrid: 40% im Büro in Brüssel und 60% im Homeoffice.

Der Interviewprozess besteht aus zwei Runden. Die erste Runde ist ein einstündiges Interview via Teams, die zweite Runde ist ein einstündiges technisches Interview vor Ort.