Project & Customer Support Coordinator

Ce que vous ferez

Une organisation publique belge pilote un projet majeur visant à migrer les études notariales vers un nouvel environnement réseau plus sécurisé. En tant que Project & Customer Support Coordinator, vous aiderez les études notariales à franchir les différentes étapes de cette transition. Votre rôle n'est pas techniquement complexe, mais il est essentiel au succès du projet : vous vous assurez que les études comprennent ce qu'elles doivent faire, prennent les mesures nécessaires et progressent dans le processus.

Vous serez en contact régulier avec les notaires, leurs collaborateurs et leurs contacts IT. Certains auront des questions pratiques ou techniques, d'autres auront besoin d'explications supplémentaires ou simplement d'un rappel proactif avant de passer à l'étape suivante. Vous combinerez contact client, suivi proactif et coordination administrative.

Votre travail au quotidien :

• Contacter de manière proactive les études notariales par téléphone et par e-mail et les guider à travers les différentes étapes du processus de migration
• Expliquer clairement ce qui est attendu d'elles et les aider à comprendre les prochaines étapes
• Répondre aux questions pratiques et vous assurer que les questions plus techniques sont suivies avec les personnes appropriées
• Encourager les études à s'inscrire et à passer leurs commandes dans les délais
• Suivre chaque étude tout au long du processus : inscription, devis, informations manquantes, commande et installation
• Assurer un suivi proactif lorsqu'un devis doit être retourné, que des informations manquent ou qu'un dossier ne progresse pas
• Maintenir une vue d'ensemble claire de tous les dossiers en cours et de leur statut dans Excel
• Identifier les études qui nécessitent une action et prendre l'initiative de les contacter, sans attendre que le chef de projet vous dise quoi faire
• Coordonner avec l'équipe projet et les partenaires externes impliqués dans le déploiement
• Signaler les questions récurrentes, les problèmes et les blocages à l'équipe projet

À quoi cela ressemble-t-il en pratique ?

Une étude notariale peut vous contacter avec des questions telles que : Quel type de connexion internet nous faut-il ? Qu'advient-il de notre connexion internet actuelle ? Quelles sont les prochaines étapes après l'inscription ? Qui devons-nous contacter concernant l'installation ? Nous avons reçu un devis. Que devons-nous faire maintenant ?

Vous n'avez pas besoin d'être un spécialiste réseau capable de répondre vous-même à toutes les questions techniques. Ce qui compte, c'est que vous preniez en charge la question, compreniez ce dont l'étude a besoin, trouviez ou impliquiez la bonne personne si nécessaire et vous assuriez que le dossier continue d'avancer.

Ce que nous recherchons

Nous recherchons quelqu'un qui aime faire avancer les choses. Vous :

• Avez 2 à 3 ans d'expérience pertinente en support client, service desk, support projet ou autre rôle de coordination impliquant un contact client régulier et du suivi
• Êtes un bon communicateur, orienté client et à l'aise avec différents types d'interlocuteurs
• Êtes proactif, orienté solutions et à l'aise pour assurer le suivi par téléphone et par e-mail
• Savez persuader et motiver les autres de manière positive et professionnelle
• Travaillez de manière autonome, prenez des initiatives et suivez les dossiers jusqu'à leur conclusion
• Êtes bien organisé, capable de gérer plusieurs dossiers et à l'aise avec Excel
• Maîtrisez très bien le néerlandais et le français, tant à l'oral qu'à l'écrit, et avez une bonne connaissance pratique de l'anglais

Et le côté IT ?

Vous n'avez pas besoin d'être un spécialiste IT ou réseau. Vous rencontrerez néanmoins des sujets tels que la connectivité internet et différentes technologies de connexion. Un intérêt pour l'IT ou les télécommunications et la capacité de comprendre rapidement de nouveaux concepts vous aideront donc à vous sentir à l'aise dans ce rôle. Le chef de projet et l'équipe projet seront là pour vous soutenir face aux questions plus complexes.

Le contexte

Cette mission court jusqu'à fin décembre 2027 et démarre dès que possible. Le travail est hybride : 40% au bureau à Bruxelles et 60% en télétravail.

Le processus d'entretien se compose de deux tours. Le premier tour est un entretien d'une heure via Teams, et le second tour est un entretien technique d'une heure sur site.